СТОИМОСТЬ И ПОРЯДОК УЧАСТИЯ В ВЫСТАВОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЯХ

Внимание: 1 у.е. равна 1 Евро. Оплата производится в тенге по курсу Нацбанка РК на день оплаты.

1.1. Регистрация участия

Компания (далее Экспонент), желающая принять участие в выставке, направляет в адрес организаторов выставки (далее Организатор) заполненную и подписанную Заявку-договор на участие (см. Приложение 1-1). Заявка-договор на участие считается поданной только после ее подтверждения Организатором.

Срок подачи заявки: не позднее 1 сентября 2006 г.

1.2. Стоимость участия в выставке и условия оплаты

Стоимость участия включает в себя: регистрационный сбор, стоимость услуг по предоставлению выставочной площади и стоимость дополнительных услуг.

1.2.1. Регистрационный взнос

Регистрационный взнос составляет 300 у.е. В данную сумму входит следующее:

• пригласительные билеты (100 пригласительных билетов для каждого Экспонента);
• информационный модуль в 1-ом выпуске ежемесячного информационно-аналитического журнала «Тренинги&Семинары: все о краткосрочном обучении в Казахстане» (new!!!);
• аккредитация двух представителей Экспонента на 6 кв.м. с предоставлением постоянного пропуска (бэйдж);
• оплата одного пригласительного на вечерний прием;
• включение Экспонента в бонус-книгу посетителя выставки;
• размещение виртуального стенда Экспонента на официальном сайте выставки www.hr-forum.kz.

Регистрационный взнос является обязательным для всех форм участия.

1.2.2. Услуги по предоставлению выставочной площади

Стоимость услуг по предоставлению выставочной площади зависит от формы участия Экспонента:

• использование выставочного модуля (см.п.4.2.4) 230 у.е. за 1.кв.м.
• использование необорудованной площади (см.п.4.2.5) 170 у.е. за 1.кв.м.
• рабочие места для свободно-практикующих тренеров (см.п.4.2.6) 250 у.е. за рабочее место.

1.2.3. Услуги по организации интерактивных презентаций и презентационных тренингов

• Проведение интерактивной презентации/промоакции (открытая площадка) — 300 у.е.
• Проведение мастер-класса/презентационного тренинга (специально оборудованный зал) — 350 у.е.

Заявки на застройку стендов принимает Организатор.

1.3. Условия оплаты

На основании полученной заявки-договора Организатор высылает Экспоненту счет, спецификацию и место расположения на плане выставки.

1.4. Описание выставочных услуг

1.4.1. Общие выставочные услуги

Общие выставочные услуги входят в состав всех форм участия и включают в себя следующее:

• Предоставление выставочной площади-нетто (площадь стенда).
• Услуги по уборке пола межстендовых проходов выставочной экспозиции и вывозу мусора.
• Услуги по противопожарному инспектированию.
• Услуги по общему (потолочному) электроосвещению.
• Обеспечение общей охраны павильона.
• Услуги по общему водоснабжению и отоплению павильона.
• Мероприятия по широкому привлечению посетителей.
• Информационные стенды для посетителей.

Отказ от отдельных специальных или общих услуг не может быть основанием для снижения суммы оплаты за участие в выставке.

1.4.2. Оборудованная площадь

Оборудованная площадь включает в себя стандартный выставочный модуль заказанной площади, исполненный из модульного конструктора и включающий в себя:

• выставочный модуль заданной площади, собранный из стеновых панелей, высотой 2,5 м, (видимые размеры панели шириной 1 м — 2400 х 950 мм);
• фризовая панель, высотой 30 см вдоль каждой открытой стороны стенда;
• надпись на фризовой панели (до 15 знаков);
• напольное ковровое покрытие;
• стендовая мебель (в зависимости от заказанной площади предлагаются различные планы стандартной комплектации стенда мебелью и осветительными приборами (см. Приложение 2-2).

Экспонент гарантирует возврат арендованного оборудования без дефектов и повреждений, которые могут возникнуть в период работы выставки. В случае порчи оборудования с Экспонента взимается плата в размере причиненного ущерба.

1.4.3. Необорудованная площадь

Необорудованная площадь включает в себя выставочный модуль для строительства стенда по индивидуальному проекту.

• В случае самостоятельной застройки нестандартного стенда необходимо предоставить Организатору не позднее 01 сентября 2006 г. название компании — строителя Вашего стенда, адрес, контактное лицо, номер телефона/факса.
• Планировка Вашего стенда, содержащая все размеры, включая высоту стенда, на русском языке, должна быть представлена для согласования в двух экземплярах Организатору не позднее 05 сентября 2006 г. На планировке должны быть также обозначены точки подключения электричества.
• Перед началом строительства Вашего стенда, пожалуйста, обратитесь в офис Организатора в выставочном павильоне, чтобы убедиться в правильности расположения места строительства стенда. Если без предварительного уведомления Организатора, стенд будет построен в неправильном месте, Вы должны будете разобрать Ваш стенд и построить его снова на надлежащем месте за свой счет.

1.4.4. Рабочие места

Рабочее место включает в себя стандартный стол и 2 стула.

Экспонент гарантирует возврат арендованной мебели без дефектов и повреждений, которые могут возникнуть в период работы выставки. В случае порчи мебели с Экспонента взимается плата в размере причиненного ущерба.

1.5. Общие рекомендации и правила для всех стендов

• Экспонентам категорически запрещается устранять собственными силами неисправности в работе установленного на стенде электрооборудования, а также самостоятельно производить подключение электроприборов к штатным источникам электропитания выставочного павильона.
• Организатор имеет право переставить или убрать за счет Экспонента все, что может мешать нормальной работе выставки. Оборудование и экспонаты Экспонентов должны располагаться в пределах выделенной им площади и не загромождать проходы.
• Экспонент обязан не позднее 27 сентября 2006 г. 20:00 вывезти из павильона свою экспозицию (экспонаты, рекламные материалы и имущество, доставленное на стенд для работы).
• Не разрешается вынос каких-либо деталей конструкции стенда за границы заказанной Вами выставочной площади.

1.6. Стоимость дополнительных услуг

В случае возникновения необходимости в дополнительных технических услугах, например: подвод электричества, установка предохранительных элементов, привлечение подсобных рабочих и т.д., вышеуказанные услуги могут быть заказаны только у Организатора за дополнительную оплату путем оформления специальной заявки на дополнительные услуги (см. Приложение 3-3). Оплата дополнительных стендов — монтажных услуг, выходящих за рамки предусмотренных форм выставочного участия, а также заявок на бытовые услуги производится по договоренности или в соответствии с прейскурантами Организатора, действующими на момент проведения выставки. Срок подачи заявки на дополнительные услуги не позднее 05 сентября 2006 г.

1.7. Сокращение выставочной площади или отказ от участия в выставке

Сокращение выставочной площади либо отказ Экспонента от участия в выставке и от предоставленной выставочной площади реализуется только с поступлением письменного заявления к Организатору.

В случае сокращения выставочной площади или отказа от участия в выставке Экспонент обязуется оплатить неустойку в следующих размерах:

• при сокращении выставочной площади или отказе от участия в выставке до 12 сентября 2006 г. — 50% от стоимости участия;
• при сокращении выставочной площади или отказе от участия в выставке после 19 сентября 2006 г. — 100% от стоимости участия.

1.8. Регистрация и заезд участников

Каждый сотрудник, работающий на Вашем стенде, должен быть аккредитован и обязан носить бэйдж участника, который дает право входа в выставочный зал. Строго ограниченное количество бэйджей, в зависимости от заказанной площади (1 аккредитация на 6 кв.м.), входит в стоимость регистрационного сбора.

Стоимость дополнительной аккредитации для одного представителя фирмы — участника выставки — 5 у.е. Срок подачи заявки на аккредитацию (см. Приложение 4-4) не позднее 05 сентября 2006 г.

Точное время регистрации Экспонентов будет определено позднее.

1.9. Соэкспонент

Выставочные модули предоставляются как единое целое и только одному Экспоненту, который после предварительного письменного согласия со стороны Организатора вправе принять на свой стенд фирмы-Соэкспоненты. Соэкспоненты должны быть заявлены Организатору выставки заранее. За каждого Соэкспонента вносится регистрационный взнос. Организатор дает подтверждение на участие Соэкспонента только после того, как предполагаемый Соэкспонент предоставит письменное согласие с условиями участия в выставке. На Соэкспонента распространяются такие же положения, как и на основного Экспонента. На стенде не разрешается производить рекламу несогласованных с Организатором товаров или фирм. Экспонент несет ответственность за провинность/задолженность Соэкспонента, его исполнительного персонала и вспомогательных рабочих. Экспонент и его Соэкспонент выступают в качестве общего ответчика по отношению к Организатору.

1.10. Противопожарная безопасность

Общую противопожарную безопасность на выставке обеспечивает The Regent Almaty:

• На территории выставки запрещается курить, пользоваться открытым огнем, загромождать проходы оборудованием, пустой тарой.
• Запрещается размещать на стендах пожароопасные или легковоспламеняющиеся экспонаты.
• Экспонент обязан произвести противопожарную обработку всех легковоспламеняющихся предметов и материалов, предоставить Организатору соответствующие сертификаты противопожарной безопасности, и обеспечить за свой счет необходимые специальные средства пожаротушения.

1.11. Охрана выставки и экспонатов

• The Regent Almaty и Организатор обеспечивает внешнюю охрану павильонов, в которых размещена экспозиция, а также контрольно-пропускной режим на их территории во время монтажа, заезда Экспонентов, работы и демонтажа выставки. За наличие и состояние выставочного имущества Экспонента ответственность несет сам Экспонент.
• Экспоненту настоятельно рекомендуется застраховать свои экспонаты и другое оборудование, за которое он несёт имущественную ответственность.
• Экспоненту не разрешается без письменного согласования с Организатором выносить экспонаты с выставочной площади до официального окончания выставки.
• Во время монтажа, демонтажа и работы выставки Экспоцентр и Организатор не несут ответственности за порчу или пропажу экспонатов и других материальных ценностей, принадлежащих Экспоненту.
• Каждый Экспонент обязан иметь своего представителя, присутствующего на стенде, в течение всего срока выставки.

1.12. Порядок поддержания чистоты

В течение работы выставки осуществляется уборка проходов и вывоз мусора из специально отведенных мест. Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей производится самим Экспонентом. Дополнительные заказы на уборку стендов принимаются на стойке Организатора.

1.13. Условия размещения участников

Заявки на размещение участников выставки (см. Приложение 5-5) в гостиницах, трансферы, принимает Организатор. Срок подачи заявки: не позднее 05 сентября 2006 г.

• Стоимость проживания уточняется при выборе конкретной гостиницы и вариантов переезда
• Оформление Виз для граждан России не требуется.
• Индивидуальный транспорт заказывается и оплачивается дополнительно
• Программа мероприятий, проходящих в дни пребывания в Алматы, высылается по запросу
• В случае отказа от гостиницы после 20 сентября 2006 взимается неустойка в размере стоимости заказанного проживания
• Организатор не несет ответственности за изменения в расписании авиарейсов
• Форма оплаты: наличный / безналичный расчет. Оплата в тенге по курсу Нацбанка РК на день платежа

1.14. Для граждан (юридических лиц) Российской Федерации и иностранных граждан

Граждане РФ въезжают на территорию Республики Казахстан без виз.

Иностранным гражданам необходимо получить визу в посольстве Республики Казахстан страны проживания гражданина. Виза выдается на основании приглашения, оформляемого Организатором выставки. Для получения приглашения, необходимо информировать Организатора в срок до 01 августа 2006 г.

1.15. Выставочное имущество

На все выставочное имущество должна быть составлена опись (в свободной форме) и передана Организатору в день заезда Экспонентов — 26 сентября 2006 г.

Вывоз выставочного имущества будет разрешен только на основании печати «Вывоз разрешен» на описи, составленной в день заезда. Такую печать Экспонент может получить в офисе Организатора выставки.

Огнеопасное, сильно пахнущее имущество или имущество, демонстрация которого сопровождается шумом, разрешается экспонировать только после предварительного согласования с Организатором.

Не разрешается увозить выставочные экспонаты в период работы выставки. Демонстрация функционирования выставочных экспонатов разрешается только в рамках установленных норм. Вопросы лицензий, лимитов и трансфера возможных поступлений от продаж не входят в область компетенции и ответственности Организатора.

1.16. Выставочное страхование и исключение ответственности

Организатор несет ответственность за ущерб, нанесенный лицам и имуществу только в результате преднамеренных действий и неосторожности.

Экспонент отвечает за любой ущерб, нанесенный третьим лицам в результате его работы на выставке, включая ущерб зданиям внутри и рядом с Выставочным комплексом и его сооружениям, если ущерб не покрывается гарантийным страхованием.

Все возникающие виды ущерба должны письменно (в том числе факс, телекс и т.д.) сообщаться Экспонентом милиции, страховому маклеру. О пожаре, воровстве и взломе необходимо сообщать руководству выставки и милиции в течение 3 часов с момента обнаружения.

1.17. Заключительные положения

• Подача заявки означает для Экспонента принятие к исполнению настоящих Условий.
• Все договоренности, получение отдельных разрешений и специальные регулирующие положения подлежат письменному утверждению со стороны Организатора.
• Если за один день до начала проведения выставки, Экспонент или его уполномоченные не вступили в распоряжение предоставленной им выставочной площадью, то она может быть использована каким-либо иным образом без возврата платежа, или права на предъявление иных требований.
• Права Экспонента не могут быть переданы другому лицу.
• Экспонент использует выставочные площади только по назначению и в соответствии с планом экспозиции.
• Экспонент не имеет право осуществлять во время работы выставки деятельность, которая запрещена или противоречит действующему законодательству РК.
• Коллективные организаторы несут полную ответственность за соблюдение Общих условий участия в выставке всеми участниками коллективных экспозиций.
• Экспонент назначает ответственное лицо на период монтажно-демонтажных работ и работы выставки и в документальной форме сообщает его данные Организатору.
• Экспоцентр и Организатор не несут ответственности за потери, ущерб или задержки, возникшие в результате войны, военных действий, гражданских акций, запретительных или ограничительных актов административных органов, пожара, стихийных бедствий и других форс-мажорных обстоятельств, затрудняющих или срывающих проведение выставки. В этом случае Экспоцентр оставляет за собой право перенести проведение выставки на более позднее время или в другое место. За информацией о времени, месте и условиях проведения выставки, конференции обращаться к Организатору. Экспонент признает, что Организатор также понёс значительный ущерб в результате вышесказанного, поэтому отказывается от возмещения убытков. Суммы, выплаченные Организатору в качестве взносов, или другие расходы в связи с проведением выставки, не возвращаются.
• В случае утраты силы отдельных из вышеуказанных условий, все остальные условия продолжают оставаться действительными. Образующиеся пробелы должны заполняться таким образом, чтобы сохранялись смысл и цель условий.
• Все претензии Экспонента по отношению к Организатору через три месяца теряют силу по сроку давности. Исчисление срока давности начинается с завершением месяца, на который приходится последний день выставки.

Приложения

• Приложение 1.1. ЗАЯВКА-ДОГОВОР НА УЧАСТИЕ
• Приложение 2-2. ТИПОВОЙ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ ДЛЯ ОБОРУДОВАННЫХ СТЕНДОВ
• Приложение 3-3. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ, МЕБЕЛЬ И ОБОРУДОВАНИЕ
• Приложение 4-4. АККРЕДИТАЦИЯ УЧАСТНИКОВ
• Приложение 5-5. ЗАЯВКА НА РАЗМЕЩЕНИЕ В ОТЕЛЯХ УЧАСТНИКОВ ВЫСТАВКИ